MAKALAH PENALARAN

Pengertian rapat bisnis.

Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun non bisnis, baik yang berskala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu pengertian rapat bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.

Dalam dunia bisnis, rapat bisnis biasanya dapat diselenggarakan di dalam maupun di luar Kantor Perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahaan pada umumnya membahas harian atau mingguan, menyampaikan pendistribusian barang ke suatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan Bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).

Sedangkan rapat bisnis yang diselenggarakan di luar perusahaan biasanya menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta jumlah pesertanya yang cukup banyak. Biasanya rapat bisnis diselenggarakan di hotel.

Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan (Rapat Bisnis) Apakah di dalam atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan faktor finansial (dana) pendukungnya.

Perbedaan rapat bisnis dengan rapat non bisnis

Apa yang membedakan antara rapat bisnis dengan rapat non bisnis salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapatan bisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam dunia ini rapat bisnis tentu orientasi atau tujuannya adalah bisnis yaitu dengan memperoleh keuntungan (laba), di samping itu rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.

Sedangkan non bisnis orientasi atau Tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan sifatnya rapat non bisnis bersifat formal dan tidak formal.

Tujuan rapat bisnis

Building critical skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai 6 tujuan. Antara lain :

1.      Berbagi Informasi

Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi tanya jawab. Contoh: manajer pemasaran menginformasikan kepada peserta rapat bahwa perkembangan penjualan selama satu semester ini mengalami perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan penjualan semester lalu.

2.      Penjajakan Ide / Gagasan ( brainstroming)

Tujuan dari rapat bisnis tentang penjajakan ide atau gagasan biasanya berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh perusahaan yang akan datang, atau bisa juga sebagai pertemuan antar karyawan untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyawan untuk kemajuan perusahaan.

3.      Evaluasi Ide / Gagasan

Tujuan evaluasi ide atau gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapatnya tentang ide atau gagasan yang baru yang akan dikerjakan untuk kemajuan perusahaan pada waktu yang akan mendatang.

4.      Pengambilan keputusan

Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasanya hanya para kepala atasan yang memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu ide atau gagasan yang baru Apakah ide atau gagasan tersebut dapat dijalankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan.

5.      Membuat dokumen

Tujuan membuat dokumen sebelum ide ide atau gagasan dijalankan oleh para karyawan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas dalam rapat bisnis untuk memperlancar kemajuan perusahaan berjalan lancar.

6.      Memotivasi pekerja

Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos perusahaan untuk mengumpulkan para karyawan untuk memberikan motivasi kepada karyawannya agar mereka Lebih mengingatkan kinerja kerja mereka untuk kemajuan perusahaan tersebut.

Jenis jenis rapat

1.      Pengarah (Brefing)

Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan. Dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Disamping itu briefing juga dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para karyawan tentang peran tugas dan tanggung jawab mereka dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan ke depan.

Dalam prakteknya, pelaksanaan Briefing di suatu perusahaan dapat bervariasi. Ada perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan periodik. Namun ada juga perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan briefing yang bersifat insidental. Perusahaan menyelenggarakan kegiatan briefing sesuai dengan kebutuhan dan waktunya tidak teratur, mungkin seminggu sekali, 2 kali atau bahkan dalam satu minggu tidak ada kegiatan briefing. Atau bisa diartikan briefing yang dilakukan secara insidental tersebut waktunya tidak dapat di pastikan atau tidak menentu.

2.       Rapat Konsultan (advisor meeting)

Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi( sharing information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu proses untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain.

3.       Rapat Komite (commite meeting)

Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah tertentu Berdasarkan Keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. Oleh karena itu peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak mengherankan apabila dalam proses pengambilan keputusan terjadi diskusi atau perdebatan yang berkepanjangan (debat kusir) dan tanpa hasil. Namun yang terpenting dalam rapat Komite adalah setelah ada kesepakatan melalui suara terbanyak, siapapun yang terlibat di dalamnya harus sepakat menerima keputusan bersama tersebut.

4.       Rapat dewan (council meeting)

Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari konsensus bersama di antara mereka. Mengingat bahwa di antara peserta yang ada dalam rapat tersebut tentu memiliki ide, cara dan pandangan yang mungkin berbeda dengan peserta yang lain, dengan kata lain ada jalan panjang dan berliku menuju sebuah keputusan konsensus bersama.

5.      Negosiasi (negosiation)

Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, contoh permasalahan negosiasi tak dapat dihindari. Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang berskala menengah dan besar. Bahkan pada perusahaan berskala kecil dan menengah pun terjadi proses negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Pada dasarnya dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi di antara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara yang saling menguntungkan semua pihak.

6.      Rapat Informal (informational meeting)

Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis. Hal yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan sebuah informasi: usahakan informasi tersebut dijelaskan dengan jelas, ringkas, menarik dan tidak bertele-tele.

7.      Rapat motivasional (motivational meeting)

Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contoh: pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih bersemangat, mengingatkan komitmennya, Meningkatkan kedisiplinan kerja, mengingatkan keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.

8.      Rapat partisipatis (participatory meeting)

Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. Karena pendengar yang baik dapat memahami cara berpikir orang lain, serta menghargai ide, gagasan atau pandangan peserta rapat bisnis yang lain.

Perencanaan bisnis

Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planing) yang baik tentu akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki. Untuk memberikan arahan selama rapat bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai dari awal hingga akhir (selesai).

Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:

▪         cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai.

▪         cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.

▪         Contohkan Siapa saja yang hadir.

▪         daftar topik yang akan dibahas.

▪         alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.

▪          bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan Sebelum rapat dimulai.

▪         bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya seminggu Sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi Anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain :

1.      Undangan

Undangan rapat bisnis sebagai peserta sebaiknya diajarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelum dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. Hindari penyampaian rapat bisnis secara mendadak, misalnya sehari sebelum pelaksanaan rapat bisnis tanpa dilengkapi dengan bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.

2.      Waktu dan tempat

Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini waktu menunjukkan tanggal bulan, tahun dan Jam berapa rapat bisnis dilaksanakan. Sedangkan mengenai tanggal pelaksanaannya rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan terinci.

3.      Berapa lama waktu rapat bisnis.

Dalam hal ini menunjukkan waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya bagi para peserta rapat bisnis. Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08.00 Hingga jam 16.00.

4.      pembawa acara

Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk membuat bisnis agar berjalan dengan lancar, pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis.

5.       ketua panitia penyelenggaraan

Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis. Misalnya, maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta dan bidang fungsional.

6.      jumlah peserta

Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis akan diundang dalam rapat bisnis tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang disediakan (bila harus menginap di hotel) dan konsumsi yang harus disediakan bagi para peserta rapat bisnis.

7.      peserta yang diundang.

Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai definisi, departmen, atau bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam suatu perusahaan.

8.       Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis.

Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, Departemen atau devisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup acara resmi agenda rapat bisnis, namun Dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan menutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan pejabat yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.

9.      Narasumber.

Penunjukan Siapa yang diminta menjadi narasumber dalam rapat bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, Apakah narasumbernya berasal dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan. Siapa saja yang diminta menjadi narasumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnis tentunya adalah para profesional atau para ahli di bidangnya.

10.  alokasi waktu untuk narasumber.

Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan jelas Berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan Berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab.

11.  waktu istirahat.

Agenda rapat bisnis seharusnya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk beristirahat, sholat dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para peserta untuk menyegarkan kembali energi yang terkuras selama berjam-jam di dalam ruang rapat bisnis. Pikiran yang diharapkan dapat membantu memunculkan ide yang segar dan cerdas bagi kemajuan perusahaan ke depan.

12.   Provinsi beserta.

Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi beserta Sudah Selayaknya datang lebih awal dibanding dengan peserta rapat bisnis. Dalam hal ini petugas meresensi sudah menyiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik jumlah maupun penulisan namanya.

13.  Akomodasi

Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis, dalam hal ini bidang akomodasi mencakup kesiapan penginapan dan konsumsi bagi peserta rapat bisnis.

14.  Sounds system.

Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, Pastikan semua komponen sound system berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa microphone bagi narasumber dan peserta berfungsi dengan baik. Pastikan tata suara dalam ruangan berfungsi dengan sangat baik, tidak ada suara feedback atau gema.

15.  Komputer portable, LCD proyektor dan flipkarts.

Di era teknologi dan informasi yang semakin pesat ketersediaan komputer portable, LCD projector dan flip chart untuk penyelenggaraan rapat bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis.

16.  fasilitas pendukung lainnya.

Fasilitas pendukung yang sebaiknya disiapkan oleh panitia penyelenggaraan tempat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil dan mushola. Hal ini karena kegiatan rapat bisnis berlangsung cukup lama, maka ketersediaan fasilitas kamar kecil dan mushola akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis tersebut.

Pelaksanaan rapat bisnis

Setelah panitia penyelenggaraan melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah berikutnya adalah bagaimana melaksanakan rapat bisnis agar berjalan dengan lancar dan efektif. Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting.

Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk yang nyaman dan memungkinkan Interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada beberapa peraturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:

1.      Gaya persegi empat (boardroom Style)]

Susunan tempat duduk yang berbentuk atau gaya persegi empat dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta rapat bisnis yang relatif terbatas. Contoh :

2.      bentuk huruf "U" ("U" Shape tyle)

Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf "U" lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat. Contoh :

3.      Gaya ruang kelas (classroom style)

Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas dapat digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang. Contoh :

4.      Gaya Melingkar (circular style)

Susunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar memberikan peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relatif sedikit. Contoh :

5.      Gaya Chevron (Chevron style)

Tempat duduk pada gaya ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat Lebih memuaskan perhatian atau fokus pada pembicara yang berada di depan. Contoh :

6.      Gaya setengah melingkar (semi circular style)

Tempat duduk seperti ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. Contoh :

7.      Gaya kelompok (cluster style)

Tempat duduk seperti ini biasanya disusun berdasarkan kelompok kelompok kecil di mana Allianz duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar. Contoh :

Tindak lanjut rapat bisnis.

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama, semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan pimpinan perusahaan, pandangan para narasumber, catatan hasil diskusi tanya jawab selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio visual.

Tim perumusan yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut perlu Menindaklanjuti apapun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang Usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio visual. Dalam hal ini tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis tersebut membubuhkan tanda tangan dan menyerahkan ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumentasi penting yang harus ditindak lanjuti di kemudian hari.

Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan Mitra bisnis dari perusahaan lain, Sudah Selayaknya Mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara aktif akan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.