Makalah Audit Sektor Publik

BAB I

PEMBAHASAN

1.1. TEORI BARANG DAN JASA PUBLIK

1.1.1 Sifat dan Lingkup Pengadaan Barang dan Jasa Publik

Government procurement is the acquisition of goods, services, and public works in a timely manner results in best value to the government and the people. (Salvatore Schiavo-Campo dan Pachampet Sundaram, 2000)

Kalimat di atas menunjukkan definisi pengadaan barang dan jasa pemerintah, yaitu perolehan barang, jasa, dan pekerjaan publik dalam cara dan waktu tertentu yang menghasilkan nilai terbaik bagi pemerintah serta masyarakat. Proporsi utama pengeluaran publik pada setiap level organisasi sektor publik adalah pengadaan barang dan jasa serta aktivitas konstruksi. Lemahnya manajemen pengadaan barang dan jasa tersebut akan akan berdampak terhadap kualitas pelaksanaan proyek dan fungsi sektor publik bersangkutan. Selain itu, dampak tersebut juga dapat berupa penundaan kegiatan atau pencairan dana sehingga manfaat program yang diharapkan masyarakat turut tertunda. Berdasarkan sejarahnya, peran pelayanan publik dalam mengadakan barang dan jasa ditujukan untuk melayani raja. Hal ini tercatat pada abad ke-17 di kerajaan Inggris oleh Samuel Pepys (1662).

Dalam organisasi sektor publik, yang termasuk pengadaan barang dan jasa publik adalah pengadaan barang dan jasa bagi seluruh bagian organisasi sektor publik. Pengadaan barang dan jasa dalam arti luas mencakup isu strategi pengadaan barang dan jasa, penyimpanan, distribusi, pemantauan kontrak, dan manajemen penyedia layanan. Pengadaan barang dan jasa merupakan aliran konsumsi dan disajikan sebagai input antara; sedangkan pekerjaan publik  dan konstruksi (jalan, jembatan, gedung dan lainnya) mewakili output akhir yang berwujud. Dengan demikian, standar dan spesifikasi untuk tender pengadaan konstruksi serta pengadaan barang dan jasa yang lain merupakan hal yang berbeda. Sedangkan pada system desentralisasi, otonomi diterapkan sehingga pejabat pelaksana fleksibel dalam mendapatkan barang dan jasa di bawah program yang didanai bagian pengadaan, atau sebagai entitas yang berfungsi membawa kepentingan bagian pengadaan di unit kerja.

Dalam pengadaan barang dan jasa, terdapat perbedaan yang mendasar antara proses pengadaan barang dan jasa di pemerintah dan di perusahaan swasta. Perusahaan swasta kurang menekankan persaingan penawaran secara formal, prosedur yang didokumentasikan, dan mendesak konflik kepentingan yang terkait pemerintah.

Kesalahan atau pelanggaran dalam pengadaan barang dan jasa publik dapat menimbulkan dampak politis yang luas, sehingga media dan publik ditempatkan sebagai subjek. Pengadaan barang dan jasa publik sering kali digunakan sebagai alat bagi tujuan kebijakan publik, seperti membantu mengembangkan pertumbuhan industry kecil di daerah, kelompok perempuan, atau kelompok marginal (tidak mendapatkan manfaat pembangunan).

1.1.2. Tujuan Pengadaan Barang dan Jasa Publik

Ekonomi

Dalam pengadaan barang dan jasa publik serta swasta, criteria ekonomi mengacu pada bagaimana memperoleh barang dan jasa dengan spesifikasi dasar waktu serta harga terendah.

Substitusi Impor

Strategi pengadaan barang dan jasa organisasi publik dapat mendorong pertumbuhan industri lokal dengan memberikan pilihan kepada pemasok lokal, atau membatasi pembelian pada perusahaan asing. Ada beberapa pilihan yang dimiliki perusahaan domestik dalam menghadapi persaingan penawaran internasional secara tradisional dikenali oleh organisasi donor, seperti Bank Dunia.

Pengembangan Persaingan

Persaingan dalam pengadaan barang dan jasa didefinisikan sebagai kesempatan yang sama bagi pemasok (supplier) yang memenuhi klasifikasi untuk bersaing dalam mencapai kontrak publik. Peningkatan persaingan dalam pengadaan barang dan jasa publik merupakan tujuan dari organisasi sektor publik yang didukung organisasi-organisasi internasional. Di Negara berkembang, persaingan sering kali dibatasi oleh pasar tidak sempurna, seperti rintangan untuk masuk dan kesenjangan informasi bagi pemasok kecil serta kurang berpengalaman.

Dimensi Penataan

Prinsip utama dalam good governance menyiratkan prinsip serta peraturan pangadaan barang dan jasa yang konsisten, kualifikasi kontraktor, penyerahan penawaran, dan manajemen kontrak. Akuntabilitas dan transparansi adalah hal yang sangat vital bagi manajemen pengadaan barang dan jasa yang baik.

Perlindungan terhadap Kepentingan Masyarakat

Ada tidaknya pertanggungjawaban atas kebijakan pelayanan merupakan hal yang terpisah dari pemberian pelayanan itu sendiri. Organisasi sektor publik bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pelayanan tersebut dapat menjangkau masyarakat.

Perlindungan Lingkungan

PBB menganjurkan pemeliharaan kualitas lingkungan dan pengurangan sampah sebagai bagian dari pengadaan barang dan jasa.

1.1.3. Isu-isu Organisasi dalam Pengadaan Barang dan Jasa

Pengabaian Sistematis

Permasalahan mendasar dalam pengadaan barang dan jasa  publik adalah perasaan tidak memiiki kepentingan, dan sikap pengabaian oleh bagian operasi pengadaan di mana tanggung jawab pengadaan barang dan jasa secara moral diserahkan ke "specialists". Keterlibatan manajemen biasanya dipandang sebagai campur tangan yang member nilai tambah dan kehormatan. Berikut adalah hal-hal yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa yang menyebabkan tidak baiknya hubungan antarbagian administrasi publik. Pertama, seluruh bidang administarasi publik mempunyai sejarah kegagalan implementasi sistem pengadaan barang dan jasa. Kedua, efektivitas bagian pengadaan organisasi sektor publik sangat tergantung pada pencapaian keseimbangan antara pengendalian dan fleksibilitas.

Penetapan Organisasional

Manfaat utama sentralisasi adalah bahwa pegawai pengadaan barang dan jasa di organisasi sektor publik mengetahui hukum, kebijakan, dan prosedur, serta mempunyai daya ingat kelembagaan untuk memperoleh keuntungan yang maksimal bagi organisasi sektor publik. Pada sisi lain, desentralisasi akan mempercepat proses dan penempatan yang besar dengan penekanan pada pelayanan serta barang yang harus disediakan. Membangun mekanisme konsultasi dalam proses pengadaan barang dan jasa akan sangat berguna tidak hanya untuk member organisasi publik manfaat atas pembelanjaan ‘nasihat’ ahli, namun juga untuk mengecek kelalaian dalam pengadaan barang dan jasa.

1.1.4. Apa yang Didelegasikan dan Kapan?

Isu umum

Isu pendelegasian dan desentralisasi berputar menuju keseimbangan antara efisiensi dan risiko. Risiko meningkat dengan adanya pendelegasian pengadaan barang dan jasa . namun, solusinya bukanlah sentralisasi pengadaan barang dan jasa. Risiko harus dikaitkan dengan semua unit yang terkait. Pada umumnya, tiga variabel yang menentukan derajat risiko adalah:

·         Kekhususan

·         Struktur pasar

·         Ukuran dan kerumitan transaksi

1.1.5 Menjaga Keterpaduan dalam Pengadaan Barang dan Jasa

Area Korupsi

Korupsi dapat terjadi dalam pengadaan barang dan jasa, terutama pada kondisi berikut:

·         Aturan tidak jelas dan tidak mudah diakses public;

·         Dokumen penawaran kurang baik atau banyak interpretasi;

·         Spesifikasi dan standar tidak jelas serta pengawasan  kontrak lepas.

Dengan kondisi tersebut, baik unit pengadaan barang dan jasa maupun penawaran dapat mengorupsi proses pengadaan barang dan jasa. Unit pengadaan barang dan jasa dapat:

·         Menyesuaikan spesifikasi untuk memberikan manfaat kepada pemasok khusus atau kontraktor;

·         Membatasi informasi tentang kesempatan penawaran hanya pada beberapa penawar potensial;

·         Menegaskan pentingnya pernyataan untuk memberikan kontrak dengan dasar sumber daya tunggal;

·         Memberikan penawar yang lebih disukai informasi rahasia ketimbang penawar yang lain;

·         Mendiskusikan pemasok potensial melalui prekualifikasi yang tidak layak atau biaya penawar yang berlebihan;

·         Terlibat langsung dalam kolusi dengan penawar, atau keterlibatan lain untuk mengubah proses secara keseluruhan.

Para penawar dapat mengambil beberapa tindakan untuk mengubah proses penawaran dan outcome-nya, seperti:

·         Bersengkokol antarpenawar untuk menentukan harga penawaran;

·         Bersengkongkol untuk menetapkan perputaran atau system lainnya, dimana penawar tidak akan berpartisipasi dalam perubahan, atau dengan sengaja mengajukan usulan yang tidak akan diterima, atau secara teknis tidak sesuai;

·         Mempromosikan standar teknis yang diskriminatif;

·         Menggunakan pengaruhnya atau menyuap dalam rangka mendesak pengambilan keputusan atau pejabat public untuk campur tangan dalam evaluasi penawaran.

Permasalahan korupsi yang serius juga bias muncul pada tahapan pelaksanaan kontrak dan setelah perolehan kontrak melalui praktek sebagai berikut:

·         Meluluskan untuk memenuhi standar kualitas, kuantitas, atau standar kinerja kontrak (hal ini sering kali dipahami sebagai kemajuan dalam pemenuhan ukuran output);

·         Membayar kontruksi yang buruk, atau setuju menghasilkan barang dan jasa yang tidak dapat diterima, atau mengabulkan klaim fiktif akibat kerugian pengangkutan, atau kesalahan pengambilan bahan dalam proses kontruksi;

·         Mengizinkan “lowballing” (menerima tawaran yang rendah, dan kemudian memalsukan harga);

·         Menunda pembayaran untuk memeras uang suap;

·         Tempat pembelian komoditas dalam kondisi darurat;

·         Mempengaruhi seorang pengambil demi memperoleh kontrak bagi konstituennya.

Hal yang paling mudah dan bentuk korupsi yang paling menguntungkan dalam pengadaan barang dan jasa publik bukan semata menghasilkan barang dan jasa atau melaksanakan pekerjaan. Di negara sistem akuntabilitas yang lemah, kapasitas administrasi yang rendah, atau sistem korupsiyang telah menyebar, tidak sulit untuk memalsukan dokumen pelaksaan atau sertifikat penyelesaian pekerjaan. Hal ini terjasi pada area dimana umpan balik masyarakat merupakan senjata yang ampuh untuk melawan korupsi.

Upaya-upaya Internasional untuk Menjamin Keterpaduan dalam Pengadaan Barang dan Jasa

Lembaga pemberi pinjaman internasional, seperti persatuan bangsa-bangsa (PBB), Bank Dunia, dan ADB berkontribusi signifikan dalam pemberantasan korupsi pada pengadaan barang dan jasa. Prinsip umum pengadaan barang dan jasa pada PBB adalah mensyaratkan seluruh pegawai pengadaan barnag dan jasa organisasi publik untuk menjaga keterpaduan standar yang tidak dapat disangsikan dalam menjalin hubungan bisnisnya, baik keluar maupun kedalam organisasi yang dipekerjakan, dan tidak memanfaatkan organisasinya demi keuntungan pribadi.

Pengembangan Kapasitas Pengadaan Barang dan Jasa

Wasl dan Leigland (dalam Perry 1986), menyatakan bahwa standar keahlian dan profesionalitas pegawai pengadaan barnag dan jasa tidaklah tidak mudah dicapai. Keahlian dan profesionalitas pegawai merupakan pengamanan yang paling efektif untuk melawan ketiadaan aturan dan penyuapan. Saat ini, pengadaan barnag dan jasa sering kali mengandalkan sepenuhnya pada konsultan eksternal. Hal ini beresiko dan tidak bijak bagi kepentingan pengembangan keahlian dalam jangka panjang. Selain itu, fungsi pengadaan barang dan jasa juga harus dibuat sebagai bagian dari kompetensi pimpinan bagian pengadaan, pelaksanaan fungsi ini secara efisien akan menjadi syarat kinerja bagi manajer pengadaan senior.

1.1.6 Barang dan Jasa Publik vs Barang dan Jasa Swasta

Barang publik adalah barang kolektif yang harus dikuasai oleh organisasi sektor publik. Sifatnya tidak eksklusif dan diperuntukkan bagi kepentingan seluruh warga dalam skala luas. Ada yang dapat dinikmati warga secara gratis, seperti udara yang bersih, air bersih, dan lingkungan yang aman. Barang swasta adalah barang khusus yang dimiliki oleh swasta. Barang ini bersifat eksklusif dan hanya bias dinikmati oleh individu yang mampu membelinya, karena harganya disesuaikan dengan harga pasar, dengan rumus sang penjual harus untung sebesar-besarnya, seperti perumahan mewah, vila, dan hotel.

Penyedia Pelayanan

Sektor swasta mempunya kecenderungan bekerja lebih efisien dan efektif ketimbang sektor publik. Hal ini dapat terjadi karena:

a.    Sektor swasta memiliki fleksifibilitas dalam pengelolaan sumber daya sehingga perubahan permintaan pasar dapat ditanggapi

b.    Persaingan pelayanan mendorong lebih baiknya mutu pelayanan dengan harga yang lebih murah bagi pelanggan

Kepentingan pelanggan tidak selamanya harus dipenuhi oleh pelayanan swasta. Ada beberapa pengecualian dalam hal ini yaitu:

a.    Pelanggan tidak mampu menilai mutu pelayanan;

b.    Tidak terjadi persaingan antara pemberi pelayanan;

c.    Terdapat faktor luar yang negatif yang mempengaruhi pelayanan.

Perubahan Kelembagaan

Salah satu penentu utama hubungan ini adlah sikap orang yang bekerja di sektor publik. Agar sebuah organisasi sektor publik terbuka terhadap saran dari lembaga yang mewakili konsumen, atau bersedia mempertimbangkan pengalihan ke sektor swasta, suatu perubahan persepsi atau paradigm baru diperlukan. Melakukan peran baru dan tidak pasti bagi lembaga merupakan hal yang sulit. Ketidakmampuan untuk memahami cara baru dalam mengerjakan sesuatu, disebut kebutaan paradigma.

1.1.7 Standar Harga

Untuk menyusun anggaran pendapatan negara dan belanja, organisasi sektor publik membutuhkan standar harga sebagai acuan bagi unit kerja/dinas untuk mengukur aktivitas dalam rancangan anggaran pendapatan dan belanja. Penentuan standar harga dalam organisasi sektor publik ditunjukkan sebagai upaya mewujudkan tugas pengadaan barang dan jasa yang aman, andal, sehat, serasi, serta selaras dengan lingkungannya melalui proses penyelenggaraan yang tertib dan dapat dipertanggungjawabkan, yang menuntut standarisasi baik berupa standar harga maupun administrasi.

Tujuan dan Manfaat Standar Harga

a.    Menghindari adanya belanja yang kurang efektif dalam upaya pencapaian kinerja;

b.    Terciptanya acuan standar harga yang normal mengenai barang dan jasa yang dapat dijadikan acuan bagi unit kerja yang ada di organisasi pemerintahan maupun organisasi sektor publik lainnya;

c.    Terciptanya komunikasi yang lebih efektif dalam penyusunan anggaran.

1.1.8 Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Publik

Masyarakat sangat mendukung pelaksanaan reformasi dalam penyelenggaraan organisasi sektor publik organisasi telah mengambil beberapa inisiatif untuk memperbaiki penyelenggaraan organisasi, antara lain:

a.    Reformasi peraturan. Contohnya di organisasi pemerintah adalah reformasi hukum dan yudikatif, termasuk pembentukan Komisi Ombudsman untuk menanggapi masalah korupsi dan pembentukan Komisi Reformasi Hukum;

b.    Perumusan strategi reformasi pegawai atau keanggotaan organisasi;

c.    Rancangan peraturan organisasi untuk memantapkan manajemen keuangan organisasi;

d.    Pembentukan komisi anti korupsi pada organisasi;

e.    Pembentukan kemitraan bagi pembaruan tata organisasi. Contohnya di organisasi pemerintah adalah pembaruan tata pemerintahan yang didukung oleh UNDP, Bank Dunia, dan ADB.

Demikian pula dalam bidang pengadaan barang dan jasa peraturan harus ditetapkan demi mengatur tata laksana pengadaan barang dan jasa . sebagai contoh, pemerintah Indonesia telah menertibkan keputusan presiden nomor 61 tahun 2004 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa instansi pemerintah sebagai penyempurna dari aturan dan prosedur sebelumnya, keppres 80 tahun 2003. Peraturan-peraturan tersebut merupakan implementasi dari UU No. 9 Tahun 1995 tentang Usaha Kecil, UU No. 5 Tahun 2000 tentang Larangan Praktek Monopoli dan Persaingan Usaha yang tidak sehat, dan UU No. 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih, dan bebas dari kolusi, korupsi dan nepotisme.

1.2 SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA SEKTOR PUBLIK

1.2.1 Kerangka kerja hukum dan peraturan bagi pengadaan barang dan jasa

pengadaan barang dan jasa publik serta hukumnya.

Kerangka kerja hukum bagi pengadaan barang dan jasa publik termasuk kewajiban internasional, perundang-undangan khusus pengadaan barang dan jasa, kontrak dan hukum perdagangan serta, serta hukum hak paten dan hak cipta, hukum ketenagakerjaan, hukum sewa menyewa dan kesepakatan sewa beli, arbitrasi serta konsiliasi.

Kerangka kerja aturan

regulasi pengadaan barang dan jasa serta aturan audit menempatkan kepercayaan yang besar pada persaingan dan tujuan pembuatan keputusan, kecuali dalam keadaan darurat, seperti bencana alam.

rumitnya Tata aturan yang ada menyebabkan munculnya pergerakan untuk mempersingkat dan menggabungkan hukum serta undang-undang mengenai transaksi pengadaan barang dan jasa.

1.2.2 penggunaan kode model (model code)

di tingkat daerah,satu upaya pertama kali pada penyeragaman kode pengadaan barang dan jasa adalah model procurement code for state and local governments model ini adalah yang paling komprehensifdan konsisten dengan apa yang pernah dicoba serta diaplikasikan berikut unsur unsurnya dan dimaksudkan untuk diadaptasi pada negara tertentu dengan lingkungan lokal masing-masing.

1.2.3 Manual dan prosedur

Manual pengadaan barang dan jasa publik terdiri dan manual kebijakan yang termasuk aturan pembelian dan prosedur administrasi,manual dan proseduroperasi praktek internal dan manual vendor yang sering kali berbentuk booklet mengenai bagaimana melakukan kerjaasama dengan organisasi sektor publik.

unsur utama sistem dokumentasi pengadaan barang dan jasa adalah :

1.    manual kualitas (Quality manual)

2.    standar prosedur pelaksanaan (standard operating procedures =SOP)

3.    perubahan kebijakan pengawasan (change control Policy)

4.    kode pelaksanaan (code of Conduct)

5.    petunjuk mengenai konflik kepentingan (guidelines on Conflict Of interest)

6.    daftar prakualifikasi produk dan organisasi pemasok barang dan jasa ( list Of prequalified products and Manufacturers)

7.    penyelenggaraan catatan (maintenance of records)

1.3 SIKLUS PENGADAAN BARANG DAN JASA SEKTOR PUBLIK

                Gambar siklus pengadaan barang dan jasa

1.3.1   Penetapan Peraturan Pelaksanaan Anggaran

            Tahapan pertama dari siklus pengadaan barang dan jasa publik adalah menetapkan aturan dalam melaksanakan anggaran yang telah ditetapkan agar pelaksanaannya dapat dikendalikan.

1.3.2   Distribusi Anggaran ke Masing-Masing Organisasi/Unit

            Setelah aturan dalam pengadaan barang dan jasa publik ditetapkan, tahapan yang kedua adalah pendistribusian anggaran untuk masing-masing unit atau organisasi yang membutuhkan.

1.3.3   Pembuatan Peraturan Pengadaan Barang Dan Jasa

            Tahapan yang ketiga setelah anggaran didistribusikan ke masing-masing unit organisasi adalah pembuatan peraturan dalam pengadaan barang dan jasa publik. Hal ini akan memberikan arahan dan pengendalian bagi setiap organisasi atau unit dalam pengadaan barang dan jasa publik, sehingga barang atau jasa yang diinginkan bisa didapatkan, sesuai keinginan dan anggaran yang disediakan.

1.3.4   Penentuan Program yang Membutuhkan Pengadaan Barang dan Jasa

            Setelah aturan pengadaan barang dan jasa dibuat, tahapan selanjutnya adalah menentukan program-program kegiatan apa yang membutuhkan pengadaan barang dan jasa. Dengan kata lain, tahapan ini mengidentifikasikan kegiatan/program yang memerlukan pengadaa barang dan jasa.

1.3.5   Analisis Anggaran Pengadaan

            Setelah ditemukan atau teridentifikasi program/kegiatan apa saja yang membutuhkan pengadaan barang dan jasa, analisis anggaran yang disediakan dibandinngkan dengan barang dan jasa yang dibutuhkan, sehingga anggaran yang disediakan tersebut dapat digunakan secara optimal dalam pemenuhan kebutuhan barang dan jasa.

1.3.6   Pengumuman Pengadaan

            Tahapan selanjutnya adalah pengumuman pengadaan barang dan jasa, atau kegiatan pemberitahuan kepada khalayak atau pihak-pihak yang mampu memenuhi barang dan jasa yang dibutuhkan organisasi sektor publik tersebut dengan mengirimkan surat penawaran atas barang atau jasa yang dibutuhkan.

1.3.7   Proses Tendering

Tahap berikutnya adalah proses tendering. Dalam proses ini, organisasi sektor publik atau pemerintah daerah melakukan seleksi atas surat penawaran barang dan jasa yang telah dikirim oleh pihak-pihak yang mampu menyediakannya, kemudian diipilih penawaran yang paling mampu memenuhi kriteria yang diajukan oleh organisasi sektor publik.

1.3.8   Pengumuman Hasil Pengadaan

Setelah melakukan proses tendering atau proses seleksi surat penewaran barang dan jasa, tahapan selanjutnya adalah mengumumkan pihak yang berhak memasok kebutuhan barang dan jasa bagi organisasi sektor publik.

1.3.9   Penandatanganan Surat Perjanjian Kerja (SPK)

Setelah pengumuman hassil pengadaan dan pemberitahuan kepada pihak yang bersangkutan, tahapan selanjutnya adalah penandatanganan surat kerjasama antara organisasi sektor publik dan piha yang menyediakan barang dan jasa.

1.3.10 Pengerjaan Pengadaan

Tahapan selanjutnya adalah pihak yang memenangkan tender pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan organisasi sektor publik memulai pengerjaan/proses produksi barang atau jasa yang diperlukan.

1.3.11 Serah Terima Barang atau Jasa

Setelah barang dan jasa yang diinginkan siap pakai, tahapan selanjutnya adalah serah terima barang dan jasa dari pihak yg mengadakan atau memproduksi barang dan jasa tersebut dengan pihak organisasi sektor publik.

1.3.12 Proses Kepemilikan serta Penggunaan Barang dan Jasa

Setelah diterima oleh organisasi sektor publik, barang dan jasa sah menjadi milik organisasi sektor publik dan siap digunakan dlam menunjang kegiatan atau progm yang telah direncanakan. Apabila organisasi sektor publik ingin melakukan pengadaan barang dan jasa kembali, tahapannya akan kembali lagi dari awal.

1.4 TEKNIK PENGADAAN BARANG DAN JASA SEKTOR PUBLIK

1.4.1 Proses Pengadaaan Barang dan Jasa

Bentuk dan Tahapan Pengadaan Barang dan Jasa

Bentuk pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di berbagai organisasi sector public tergantung pada sifat barang dan jasa, ukuran dan kerumitan kontrak,tingkatan administrative,serta struktur pasar. Tata cara pengadaan secara global dan jenis dokumen penawaran dapat diketahui secara umum. Prosedur pengadaan barang dan jasa secara khusus dapat dikembangkan serta diaplikasikan pada kasus tertentu, seperti :

-          Penawaran yang kompetitif (internasional atau nasional)

-          Pembelanjaan (internasional atau nasional)

-          Kontrak langsung (terkadang disebut dengan sumber kontrak tunggal atau pemilihan langsung)

-          Pengadaan barang dan jasa melalui agen

Penawaran kompetitif melalui tender terbuka dilakukan dengan mempersilahkan semua penawar yang memenuhi kriteria untuk mengajukan dokumen penawaran dalam koridor waktu dan prasyarat tertentu.Bagian pengadaan barang dan jasa biasanya menawarkan barang atau jasa yang diperlukan.Persaingan penawaran di tingkat nasioanl terjadi apabila penawar luar negeri tidak tertaik akibat ketidak sesuaian sifat barang dan jasa atau kecilnya kapasitas pembelian.

            Organisasi sector public dapat mempekerjakan perusahaan atau konsultan yang memiliki keahlian dalam pengadaan barang dan jasa.Hubungan perusahaan / konsultan pengadaan dilakukan dengan kontrak.Konsultan mempersiapkan dokumen kontrak untuk menggambarkan ruang lingkup dan kriteria keberhasilan pekerjaan.

Persaingan Penawaran

Penawaran yang kompetitif adalah penentuan ambang nilai dalam pengadaan barang dan jasa, dimana yang dipilih harus berada diatas ambang tersebut.Di samping pemasok swasta, penawar potensial juga termasuk unit kerja dibawah organisasi non pemerintah dan organisasi nirlaba.

Permintaan penawaran kompetitif sama di semua kasus dan memungkinkan penggunaan bentuk-bentuk lain pengadaan barang dan jasa :

-          Deskripsi yang jelas dan adil apa yang dibeli

-          Publikasi kesempatan untuk menawar

-          Kriteria yang adil untuk pemilihan dan pembuatan keputusan

-          Menerima tawaran dari pemasok yang bertanggung jawab

-          Perbandingan penawaran dan penetapan penawaran yang terbaik,yang sesuai dengan aturan pemilihan yang ditentukan dan dipublikasikan sebelumnya

-          Pemberian kontrak

Terkait dengan proses diatas, tahapan proses penawaran kompetitif adalah :

-          Pra Penawaran

-          Pengumuman dan undangan penawaran kepada public

-          Pembukaan dan evaluasi penawaran

-          Pemecahan keluhan

-          Pemberian kontrak dan kesimpulan

Proses Prapenawaran

Kebutuhan prapenawaran meliputi standar penawaran dan dokumen tender,aturan pengklasifikasian dan pendaftaran kontraktor serta pemasok,aturan perkualifikasi,panitia evaluasi penawaran, dan proses pengambilan keputusan menyangkut perolehan penawaran. Dokumen harus berisi spesifikasi yang jelas, petunjuk kepada penawar dan syarat-syarat kontrak. Kebutuhan utama dari proses yang adil dan terbuka adalah dokumen penawar harus dalam Bahasa yang mudah dipahami oleh semua penawar.

      Kontraktor dan pemasok membutuhkan spesifikasi yang jelas dalam merespons persaingan untuk memenuhi persyratan pembeli. Pelayanan harus mempunyai spesifikasi yang jelas terkait outcome atau outputnya, tidak hanya input.

Pengumunan dan Undangan Publik untuk Menawar

Pengumuman kesempatan penawaran merupakan hal yang sangat mendasar yang kompetitif. Pengumuman itu harus dipublikasikan di surat kabar local dan nasional., lembaran kantor, atau bulletin elektronik untuk menyesuaikan sifat sifat serta ukuran proyek. Informasi tentang undangan penawaran harus ada di organisasi sector public dan unit kerja di bawahnya.Pengumuman penawaran harus dipublikasikan dengan Bahasa yang mudah dipahami, sehingga kontraktor kecil dan organisasi masyrakat dapat mengikuti penawaran.

      Prakualifikasi penawar biasanya dibutuhkan untuk pekerjaan yang ebsar dan kompleks atau atas pekerjaan dengan biaya tinggi yang nantinya dapat mengurangi persaingan, seperti desain pesanan peralatan, bangunan industry, pelayanan khusus, kontrak inti, atau kontrak pengelolaan. Proses ini memastikan bahwa undangan penawaran secara luas hanya akan dilakukan dengan kapabilitas dan sumber daya yang memadahi.

      Dokumen penawaran harus memberikan semua informasi kepada calon penawar barang,jasa,atau pekerjaan yang disediakan

      Dokumen penawar biasanya terdiri dari :

-          Undangan penawaran

-          Instruksi kepada penawar, termasuk kriteria untuk evaluasi penawaran

-          Formulir penawaran

-          Formulir/bentuk kontrak

-          Kondisi umum dan khusus dari kontrak

-          Spesifikasi

-          Daftar barang dan kuantitasnya

-          Pemberian waktu atau skedul pemenuhan

-          Kebutuhan lampiran untuk beberapa item,seperti jenis deposit atau jaminan keamanan

Dokumen itu harus menggunakan Bahasa local atau internasional.Untuk mendampingi organisasi sector public di negara berkembang, organisasi internasional mempunyai standar dokumen penawaran untuk berbagai jenis pengadaan barang dan jasa.

Pembukaan dan Evaluasi Penawaran

Kunci bagi terciptanya transparansi dan keadilan adalah membuka penawaran pada waktu dan tempat yang telah ditentukan, yang dihadapi oleh seluruh penawar atau perwakilannya. Beberapa pembukaan penawaran public akan mengurangi resiko bahwa penawaran akan bocor kepada pesaing, hilang, dan dimanipulasi. Setelah penawaran dibuka dan pemenangnya diumumkan, tidak ada lagi informasi tentang evaluasi penawarandan rekomendasi penyerahan yang akan diperlihatkan.

      Beberapa organisasi sector public menyediakan panitia evaluasi penawaran bagi proses pengadaan barang dan jasa. Para ahli juga diundang untuk mendampingi pelaksanaan evaluasi penawaran yang kompleks.Keputusan penawaran bernilai kecil diserahkan kepada tingkatan yang lebih rendah.Laporan evaluasi penawaran harus dipersiapkan dengan memberikan alasan khusus bagi rekomendasi.Penundaan yang tidak biasa dan lma pada evaluasi penawaran sering kali menjadi tanda persoalan, atau indikasi bahwa seseorang yang terlibat dalam system mencoba memperkecil standar penawaran.

Perolehan Kontrak

Organisasi memberikan kontrak dalam periode penawaran yang sah kepada penawar yang telah ditentukan.Penentuan ini dilakukan dengan mengevaluasi dokumen penawaran yang memiliki biaya memadai.Penawar tidak diharuskan untuk memikul tanggung jawab yang tidak ditentukan dalam dokumen penawaran dan sebaliknya.Jika pemenang penawaran melebihi perkiraan pada prapenawaran, organisasi dapat bernegosiasi dengan pemenang lingkup pekerjaan / realokasi pertanggungjawaban. Proses ini harus transparan.

Ganti Rugi terhadap Kelalaian

Kesempatan yang tersedia bagi penawar untuk mengajukan keluhan dan pengaduan menyangkut keadilan serta kepastian proses dan klarifikasi kelengkapan. Kebanyakan organisasi sector public menyediakan prosedur pada bagian pengadaan barang dan jasa itu sendiri untuk menginvestigasi keluhan kontraktor beserta ganti rugi atau pembagiannya.

1.4.2  Bentuk Pengadaan Barang dan Jasa

Sumber Pengadaan Barang dan Jasa Tunggal

Pengadaan barang dan jasa public dengan sumber tunggal disebut single-tender purchase.Hal ini layak dilakukan menyangkut pembelian system dan peralatan dalam kondisi darurat atau bencana alam, dengan memenuhi kondisi standarisasi perlengkapan atau suku cadang.

Pemilihan langsung seringkali digunakan di negara berkembang.Peraturan tentang bagaimana dan kapan praktik pemilihan langsung digunakan selalu dikaitkan dengan bentuk pasar dan produk, namun, kondisi di lapangan menunjukkan bahwa peaktir pemilihan digunakan untuk menutupi korupsi kolusi, atau kemalasan birokrasi dalam menggali alternative yang lebih baik.

Permintaan Proposal

Permintaan proposal adalah negosiasi penawaran dimana pihak-pihak yang terlibat memasukkan kontrak setelah mendiskusikan istilah,kelengkapan,biaya,dan unsur lainnya. Tidak ada penawaran formal yang biasa terjadi dalm konsultasi atau pelayanan professional pribadi, misalnya arsitek.Permintaan proposal berfokus pada kualitas.Permintaan proposal juga menggunakan satu pemasok untuk produk khusus.

Proses permintaan proposal dimulai dengan mendefinisikan lingkup layanan/jasa, yaitu identifikasi penawar yang mungkin terkait siapa yang mendorong membuat penawaran penyediaan jasa atau produk. Kemudian, harga dan kondisi pelaksanaan dinegosiasikan.

Pengadaan Barang dan Jasa dari Entitas Organisasi Publik

Kontrak antarpemerintah merupakan pilihan pemberian layanan dimana satu unit organisasi setuju menyediakan pelayanan kepada unit pemerintah lain. Kontrak antarorganisasi sector public berguna bagi integrase bangsa dinegara berkembang.Hal ini dapat memastikan keseragaman pelayanan dan skala ekonomi, menghindari berbagai pertengkaran dalam pengelolaan kontrak, dan yang lebih penting lagi mrnciptakan kebiasaan kerjasama antar unit pemerintah atau modal social public.

Pembelian dalam Skala Kecil

Seluruh organisasisektor public dan organisasi internasional telah menetapkan nilai ambang, dimana persaingan penawaran tidak dibutuhkan serta pengadaan barang dan jasa dialihkan ke tingkatan yang lebih rendah atau prosedur pembelanjaan yang diizinkan.Bagian pengadaan organisasi sector public yang mengikuti perolehan kontrak berdasarkan evaluasi sederhana atas tiga penawar dari sejumlah pemasok yang telah dikenal.

Di negara berkembang, barang dengan kualitas buruk seringkali dibeli pada harga yang melebihi biasanya melalui kolusi.Hal ini merupakan alasan dibalik praktek memisahkan permintaan pembelian tahunan ke dalam beberapa paket kecil di bawah tingkat ambang. Penambahan pembelian bernilai kecil dalam anggaran akan mengakibatkan lingkup korupsi dan pemborosan semakin menguat. Pengaman utamanya adalah kewaspadaan pengelola public dan audit yang sehat terhadap pembelian tersebut.

Pengadaaan Barang dan Jasa dari Organisasi Nirlaba serta Organisais Masyarakat

Masyarakat local atau organisasi nonpemerintah didorong untuk berpartisipasi dalam kontrak di sejumlah negara dan bahkan dalam proyek didampingi oleh agen donor. Tujuannya adalah untuk menaikkan kelangsungan proyek mencapai tujuan khusus social,mengembangkan rasa memiliki proyek di tingkat local, menemukan kebutuhan pengguna secara lebih tepat, atau mengurangi biaya transaksi. Pendekatan yang relevan adalah pemberian pelayanan social kepada kelompok yang dituju. Sifat dari pengadaan barang dan jasa berbasis masyarakat akan bergantung pada keadaan local.

Penawaran dalam Proyek yang Didanai Agen Donor

Karena pentingnya pengadaan barang dan jasa sector public dalam manajemen pengeluaran public serta penggunaan bantuan eksternal secara baik, organisasi multilateral, seperti UN,ADB,World Bank, dan EU mempunyai petunjuk bagi proyek pengadaan barang dan jasa peblik yang dibiayainya.

Berikut ini adalah empat pertimbangan yang mengarahkan syarat organisasi bantuan (Woeld Bank 1995)

-          Ekonomi dan efisiensi dalam pelaksanaan proyek

-          Kesempatan bagi semua penawar yang memenuhi syarat dari negara maju dan negara berkembang untuk bersaing memperebutkan hak menyediakan barang dan jasa yang didanai organisasi.

-          Mempromosikan kontrak domestic dan insudtri manufaktur di negara penerima bantuan.

-          Transparansi dalam proses pengadaan barang dan jasa

Secara mandiri, baik World Bank maupunADB mempunyai prinsip-prinsip terbaik dari pengadaan barang dan jasa yang berupa kebijakan atau amandemen aturan yang telah ada.Dalam merencanakan prosedur pengadaan barang dan jasa serta dokumen tender, persyaratan konvensi internasional harus dipenuhi.

1.4.3 Administrasi Kontrak dan Pengawasan

Pentingnya Administrasi Kontrak

Administrasi kontrak dan pengawasan merupakan area yang terabaikan di berbagai organisasi sector public, yang mencerminkan kapabilitas pelaksanaan yang rendah di organisasi sector public.Secara umum, kontrak harus dilaksanakan dan diawasi secara hati-hati. Memisahkan kembali kontrak dengan pihak swasta tidak akan emmecahkan masalahbirokrasi. Proses birokrasi yang rumit banyak menghabiskan biaya yang sering memunculkan prakterk Korupsi,Kolusi, Nepotisme di pemerintahan.

Efektivitas pengelolaan kontrak sangat dipengruhi oleh keputusan yang dibuat lebih dahulu pada perolehan kontrak.Kesepakatan yang dicapai bersifat ambiguitas, tidak realistis, atau menimbulkan konflik yang dapt mempersulit manajer public untuk mengawasi pelaksanaannya.Ukuran kontrak juga berperan dalam penetapan lingkup administrasi kontrak, tetapi koordinasi dan negosiasi keterampilan serta pendalaman pengetahuan atas istilah kontrak dan perkiraan pengguna merupakan hal yang penting pada seluruh kasus.

1.4.4 Pengawasan Pelaksanaan Kontrak

Pengawasan dilakukan sepanjang kontrak. Pelaksanaan pengawasan kontrak termasuk mereview laporan kontraktor,melakukan pemeriksaan, mempersiapkan audit, dan memeperoleh umpan balik dari masyarakat. Hubungan antara pegawai public dan kontraktor tidak boleh menjadi permusuhan dan pertentangan.

Audit keuangan, pada saat dibutuhkan dan diminta, biasanya sudah terlambat untuk meluruskan permasalahan dalam pelaksanaan meskipun pemeriksaan dapat menyediakan bukti tentang pekerjaan yang salah, yang dapat digunakan untuk melawan kasus di pengadilan atau diskualifikasi kontraktor dari pekerjaan yang dating.

Sisi positifnya, penetapan barang dan hubungan professional dengan kontraktor dapat menjamin pelaksanaan kontrak secara baik. Korupsi seringkali dimungkinkan dengan penggunaan penawaran rendah yang tidak realistis, dan kesepakatan secara diam-diam bahwa penilaian kontrak akan ditingkatkan setelah negosiasi kontrak dilakukan pada kondisi yang tidak terduga.

Jaminan kualitas

Kualitas adalah komponen ekonomi dan jaminan kualitas adalah bagian yang penting dalam pengamatan kontrak. Hal ini terkait dengan draft teknis yang jelas dan karakter lain dari produk, pekerjaan,pelayanan yang disediakan menurut kontrak. Sifat jaminan kualitas akan bergantung pada sifat output.

Kantor pengadaan barang dan jasa organisasi sector public harus menyebarluaskan petunjuk untuk pemerksaan serta percobaan barang dan jasa pada jenis kontrak yang berbeda, termasuk informasi tentang fasilitas percobaan yang tepat dan teknik jaminan kualitas.Juga harus ada system formal menyangkut laporan/pengaduan melawan vendor oleh organisasi pengguna dan public untuk mengambil tindakan atas kurangnya efisiensi yang ditemukan selama pemeriksaan, dan untuk menyepakati garansi produk serta kerusakan barang yang tersembunyi.

1.4.5 Pengadaan Barang dan Jasa Militer

Pengadaan barang dan jasa militer berbeda dengan pengadaan barang dan jasa sipil. Hal ini tejadi atas pertimbangan keamanan social akibat pelaksanaan yang kurang transparan dibandingkan dengan bentuk lain dari pengadaan barang dan jasa. pada sisi persediaan, biaya tetap yang stabil dan skala ekonomi yang ada dalam produksi peralatan pertahanan serta kebutuhan penelitian yang tinggi, dan pengembanagn investasi dengan teknologi baru akan semakin meningkatkan rintangan bagi pendatang baru.

Beberapa organisasi sector public telah mencoba menerapkan prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa sipil untuk mempertahankan persediaan dengan baik melalui pengembangan prosedur dari kerahasiaan.

Di negara yang dasar industry pertahanannya masih lemah dan kapasitas evaluasi pembeliannya kurang memadai, potensi penyuapan serta bahaya kurang efisiensinya pembelian peralatan sangatlah besar.Bantuan militer disediakan oleh negara maju berupa pembelian terikat.Karena itu, negara penerima sering kali tidak mempunyai pengendalian atas biaya, kualitas peralatan, dan suku cadangnya.Dampak yang paling nyata adalah peningkatan utang luar negeri untuk belanja pertahanan.

DAFTAR PUSTAKA

Bastian, Indra.2010.Akuntansi Sektor Publik. Jakarta: Erlangga.